Malgraŭ tio, ke la kanada leĝaro pri protektado de privateco PIPEDA (Persona-Informo-Protekta-kaj-Elektronikaj-Dokumentoj-Akto), kaj similaj leĝoj provincaj aŭ teritoriaj, ne specife rilatas al nia neprofitcela organizaĵo, tamen la Kanada Esperanto-Asocio (KEA) agnoskas la neceson protekti la privatecon de siaj membroj. Tial KEA promesas obei la jenajn principojn:
- KEA starigas Oficon de Privateco, kiun prizorgas la Sekretario.
- KEA sekure gardas ĉiujn personajn datumojn, kiujn transdonas al KEA la membroj.
- Membroj de KEA ĉiam rajtas kontroli, ŝanĝi, aŭ malpermesi la aperigon de siaj personaj datumoj.
- La KEA-anoj kiuj rajtas aliri la personan datumaron estas nur tiuj, kiuj bezonas vidi ĝin por plenumi siajn taskojn, ekzemple la Kasisto, la Sekretario, la Prezidanto, kaj la datuma administranto.
- KEA kolektas de sia membraro nur tiujn personajn datumojn, kiuj necesas por la justa plenumo de siaj taskoj.
- KEA informas membrojn pri la uzo de iliaj personaj datumoj, ekzemple por la ĉiujara Membrolisto.
- KEA-ano ĉiam rajtas kontesti la obeadon de KEA al ĉi-tiuj principoj per mesaĝo al iu(j) estrarano(j).
Marto 2024